Grundlegendes zum CRM

Wie der Name sagt, ist das CRM von HubSpot ein System zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und Speicherung von Daten. Ob Sie mehr über die Funktionsweise des HubSpot CRM wissen oder sich auf die Integration mit einem anderen System vorbereiten möchten: hier erhalten Sie die gewünschten Informationen: In diesem Dokument erhalten Sie eine Aufschlüsselung der einzelnen CRM-Objekttypen, Eigenschaften, zuständigen Mitarbeiter, Funktionen, Beziehungen, Zuordnungen, Interaktionen, eindeutigen IDs und mehr. 

Objekttypen

Die CRM-API bietet Zugriff auf CRM-Objekte oder Gruppen von Objekten, die als eine Zuordnung von Eigenschaftsnamen zu Werten dargestellt werden. 

  • Kontakte: In Kontaktdatensätzen werden Informationen zu einer einzelnen Person gespeichert. Von Marketing-Automatisierung zu Smart Content für Websites können Sie dank der Lead-spezifischen Daten in Kontaktdatensätzen das Optimum aus vielen HubSpot-Funktionen holen. Kontakte-Endpunkte anzeigen 
  • Unternehmen: In Unternehmensdatensätzen werden Informationen zu einem einzelnen Unternehmen oder einer einzelnen Organisation gespeichert. Mehrere Kontakte können einem Unternehmen zugeordnet werden, um dessen organisatorische Struktur abzubilden. Unternehmen-Endpunkte anzeigen 
  • Deals: Deals stellen Umsatzchancen bei einem Kontakt oder Unternehmen dar. Sie werden über Pipeline-Phasen hinweg nachverfolgt, die schließlich zu einem erfolgreichen Abschluss oder einem Verlust des Deals führen. Deals-Endpunkte anzeigen
  • Tickets: Tickets stellen Kundenanfragen für Hilfe oder Support dar. Ticket-Endpunkte anzeigen 
  • Produkte: Produkte stellen Waren oder Services dar, die Sie verkaufen. Durch das Erstellen einer Produktbibliothek können Sie schnell Produkte zu Deals hinzufügen, Angebote erstellen und Berichte zur Produkt-Performance erstellen. Produkte-Endpunkte anzeigen
  • Artikel: Sie können sich Artikel als Teilmenge von Produkten vorstellen. Wenn ein Produkt einem Deal zugeordnet wird, wird es zu einem Artikel. Sie können Artikel erstellen, die eindeutig für ein einzelnes Angebot sind. Diese werden jedoch nicht zu Ihrer Produktbibliothek hinzugefügt. Artikel-Endpunkte anzeigen
  • Benutzerdefinierte Objekte: Mithilfe benutzerdefinierter Objekte können Sie jeden Datentyp in HubSpot speichern – insbesondere Daten, die nicht in die oben aufgeführten Standardobjekttypen passen. Benutzerdefinierte Objekte werden über die Endpunkte für benutzerdefinierte Objekte erstellt und können Standardobjekten zugeordnet werden. Endpunkte für benutzerdefinierte Objekt anzeigen

 

Objekteigenschaften

Detaillierte Informationen (Metadaten) für die CRM-Objekte von HubSpot werden in Eigenschaften gespeichert, die dann in Gruppen organisiert werden. Neben den Standardeigenschaften der einzelnen Objekte können Sie benutzerdefinierte Daten speichern, indem Sie benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen

Standardeigenschaften

CRM-Objekte werden durch einen primären Typ und eine Reihe von Eigenschaften definiert. Jeder Typ verfügt über einen eindeutigen Satz an Standardeinstellungen, die von einer Zuordnung von Name/Wert-Paaren dargestellt werden. 

Erfahren Sie mehr über Standardeigenschaften für verschiedene Objekte:

Benutzerdefinierte Eigenschaften

Erstellen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften, um spezifische Informationen für ein Objekt zu speichern. Benutzerdefinierte Eigenschaften können über die Endpunkte für CRM-Objekteigenschaften verwaltet werden.

Eigenschaftsgruppen

Gruppen von Eigenschaften werden verwendet, um zugehörige Eigenschaften zu gruppieren. Bei der Anzeige von Datensätzen in HubSpot werden alle gruppierten Eigenschaften nebeneinander angezeigt. Wenn Ihre Integration beliebige benutzerdefinierte Objekteigenschaften erstellt, können diese Daten einfacher identifiziert werden, wenn Sie sie in einer benutzerdefinierten Eigenschaftsgruppe organisieren.

Löschen von Eigenschaften

Sie können einen Objekteigenschaftswert über die API löschen, indem Sie den Eigenschaftswert auf eine leere Zeichenfolge festlegen.

Beispiel: Um firstname aus einem Kontaktobjekt zu löschen, senden Sie eine PATCH-Anfrage an https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/{contactId} mit dem Text { "properties": { "firstname": ""} }.

 

Für ein Objekt zuständige Mitarbeiter

Sie können Mitarbeiter zu Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets zuweisen. Jeder HubSpot-Benutzer mit Zugriff auf Kontakte kann als ein zuständiger Mitarbeiter zugewiesen werden und mehrere zuständige Mitarbeiter können einem Objekt zugewiesen werden, indem Sie eine benutzerdefinierte Eigenschaft für diesen Zweck erstellen. Zuständige Mitarbeiter können nur in HubSpot erstellt werden. Sie können jedoch den Mitarbeiter-Endpunkt verwenden, um ihre personenbezogenen Angaben, einschließlich IDs und E-Mail-Adressen, zu identifizieren. Diese Daten können dann CRM-Datensätzen in HubSpot oder über eine Änderung der Eigenschaft API-Aufrufen zugewiesen werden. 

 

Objektfunktionen

CRM-Objekt Eine Ansicht dieses Objekts erstellen Berichte zu diesem Objekt erstellen Dieses Objekt automatisieren Listen von diesem Objekt erstellen Listen von Kontakten mithilfe der Informationen dieses Objekts erstellen Eigenschaften dieses Objekts in E-Mails verwenden Kann über benutzerdefinierte Eigenschaften verfügen
Nutzung von crm_object(s)
Kontakt x x x x x x x x
Unternehmen x x x   x x x x
Deal x x x   x x x x
Ticket x x x   x   x x
Artikel   x     x x x x
Produkt             x x
Angebot     x          
Interaktion/Aufgabe x x     x      
Chronik-Event         x   x  
Analytics-Event         x      
Benutzerdefiniertes Objekt x x x   x x x x

 

Objektbeziehungen

Das Entity-Relationship-Diagramm (ERD) veranschaulicht die Organisationsstruktur von und die Beziehungen zwischen CRM-Objekten.

 

Objektzuordnungen

Zuordnungen stellen die Beziehungen zwischen Objekten dar (siehe oben). Sie können Zuordnungen mithilfe der Endpunkte für Zuordnungen verwalten.

 

Objektinteraktionen

Interaktionen speichern Daten aus der direkten Kommunikation zwischen Kontakten und Ihrem Unternehmen, darunter Notizen, Aufgaben, Meetings und Anrufe. Interaktionen sollten mindestens einem Kontaktdatensatz zugeordnet werden. Sie können sie auch mit Deals, Tickets und Unternehmen verknüpfen.

Datensynchronisierung

Eine Synchronisierung von Interaktionsdaten ist nicht erforderlich, um Objektdaten zu synchronisieren. Es ist in der Regel einfacher, Eigenschaftsdaten (z. B. das Datum des letzten Kontakts oder wie häufig Sie einen Kontakt angerufen haben) zu synchronisieren als die Interaktion dahinter. Da ein Objekt zahlreichen Interaktionen zugeordnet werden kann, ist es auch wichtig, vor der Synchronisierung die API-Beschränkungen zu beachten.

Ausnahmen

  • Allgemein: Wenn eine Integration einer vollständigen Migration vorausgeht, sollten Sie Interaktionen über beide Systemen hinweg synchronisieren, um sicherzustellen, dass alle Benutzer während des Übergangs über die erforderlichen Daten verfügen.
  • Beispiel für einen Anwendungsfall: Wenn ein für die Unternehmensentwicklung zuständiges Team, das in HubSpot arbeitet, Deals an einen internen Vertriebsmitarbeiter übergibt, der in einem anderen CRM arbeitet, sollten Sie Interaktionen synchronisieren, damit beide Teams über den Kontext verfügen, den sie für einen Geschäftsabschluss benötigen.

 

Batch-Aktionen

Jedes Objekt stellt Batch-Endpunkte bereit, mit denen Sie mehrere Objektdatensätze in einer einzigen Anfrage erstellen, lesen, aktualisieren und archivieren können. Batch-Endpunkte sind auf 100 Datensätze pro Aufruf beschränkt. Ausgenommen davon sind das Erstellen und Aktualisieren von Kontakten. Hier gilt eine Beschränkung von 10 Datensätzen pro Aufruf. 

 

Eindeutige IDs und Objekt-IDs

Eine eindeutige ID ist ein Wert, der einen Datensatz in einer Datenbank von einem anderen Datensatz unterscheidet, selbst wenn sie ansonsten identische Informationen enthalten. Eine Datenbank für eine Bank kann beispielsweise Datensätze für zwei Personen enthalten, die beide John Smith heißen.  Um zu vermeiden, dass versehentlich Geld an den falschen John Smith überwiesen wird, erhält jeder Datensatz eine Zahl als eindeutige ID. 

Standardmäßige eindeutige IDs von HubSpot

Wenn ein Objektdatensatz in HubSpot erstellt wird, wird automatisch eine eindeutige Objekt-ID generiert. Diese ID sieht wie eine hochzählende Zahl aus, sollte jedoch als Zeichenfolge behandelt werden. Hinweis: Diese IDs sind nur für den jeweiligen Objekttyp eindeutig. Daher kann es sowohl einen Kontakt als auch ein Unternehmen mit derselben ID geben. 

Erstellen Ihrer eigenen eindeutigen IDs

In vielen Fällen können Sie die von HubSpot generierte Objekt-ID verwenden, um die Logik Ihrer Integration zu unterstützen. Es gibt jedoch Situationen, in denen dies nicht möglich ist oder die Integrationslogik Ihrer App dadurch komplizierter wird.

Beispiele für Anwendungsfälle:

  • Eine frühere CRM-Anwendung kann die Objekt-ID von HubSpot nicht mit dem zugehörigen Datensatz speichern, wodurch es unmöglich ist, die entsprechenden Datensätze in den beiden Systemen abzugleichen.
  • Eine Integration synchronisiert Updates von einer anderen App mit HubSpot, jedoch nicht von HubSpot mit der anderen App. Anstatt IDs von beiden Systemen zuzuordnen, verwendet die Integration einfach die IDs der externen App, wenn Datensätze erstellt oder aktualisiert werden. 

Es gibt zwei Schritte zum Erstellen und Verwenden Ihres eigenen Feldes für die eindeutige ID.

1. Erstellen Sie Ihr Feld für die eindeutige ID über die Eigenschaften-API.  Ihr API-Aufruf kann wie folgt aussehen:

JSON
//POST https://api.hubapi.com/crm/v3/properties/deals
{
  "groupName": "dealinformation",
  "hidden": false,
  "displayOrder": 2,
  "name":"system_a_unique",
  "label": "Unique ID for System A",
  "hasUniqueValue": true,
  "type": "string",
  "fieldType": "string"
}

Das Schlüsselfeld ist auf hasUniqueValue festgelegt. So muss HubSpot sicherstellen, dass alle zukünftig erstellten Objekte (in diesem Fall Deals) niemals denselben Wert für diese Eigenschaft aufweisen. Hinweis: Dieses Feld kann nicht geändert werden, daher empfehlen wir, es mit Vorsicht zu verwenden. 

2. Nachdem Sie Ihr Feld für die eindeutige ID erstellt haben, können Sie sie in einem API-Aufruf verwenden, um spezifische Datensätze abzurufen. Dieser Aufruf kann wie folgt aussehen:

GET https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/deals/abc?idProperty=system_a_unique

Dadurch wird der Deal mit dem Wert abc im system_a_unique-Feld zurückgegeben. Sie müssen nicht wissen, dass HubSpot diesem Deal die Objekt-ID 263782 zugewiesen hat, obwohl dies in der Antwort standardmäßig berücksichtigt wird. 

Hinweis: Sie können für alle Account-spezifischen benutzerdefinierten Objekte über zwei Felder für die eindeutige ID verfügen, bei Standardobjekten sind es 10. Kontakte dürfen keine benutzerdefinierten „defined id“-Eigenschaften aufweisen. Sie können emails als „idProperty“-Parameter für Aufrufe der Kontakte-API verwenden. 

Deduplizieren von Datensätzen

Objekt-IDs sind eine von mehreren Möglichkeiten, mit denen HubSpot Objektdatensätze im CRM dedupliziert. In diesem Wissensdatenbank-Artikel finden Sie weitere Informationen sowohl zu automatischen als auch manuellen Deduplizierungsmethoden.

Kontakte

Eine E-Mail-Adresse ist die primäre ID für einen Kontakt in HubSpot. Kontakte-Endpunkte deduplizieren automatisch E-Mail-Adressen, um bereinigte HubSpot-Daten zu gewährleisten.

 

Häufig gestellte Fragen

Haben Sie noch Fragen zu CRM-Objekten? Werfen Sie einen Blick auf diese häufig gestellten Fragen.


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